Die Vorraussetzung für die Überführung eines Verstorbenen in Gartz ist die eindeutige Feststellung des Todes und die Ausstellung eines Totenscheines von einem Arzt. In der Regel findet eine Überführung zwischen dem Ort des Verstorbenen in Gartz und dem Bestattungshaus statt. Dabei können die Überführungen regional, aber auch überregional stattfinden. Das Zeitfenster, indem eine Überführung stattfinden muss, ist von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich und liegt zwischen 24-36h. Überführungen von Gartz ins Ausland sind möglich, wenn ein mehrsprachiger Leichenpass vorhanden ist und gesundheitliche Risiken ausgeschlossen werden können.